Web運用・更新・管理作業の基本的な流れ【直案件・請負月次】

Web運用・更新・管理作業の流れは
基本的なネット通販受注業務の流れと通じるところが多くあります。

それを踏まえWeb運用・更新・管理作業の流れについて概要を説明します。

 

請けメール

請けメールはお客様からのWeb運用・更新・管理作業について、
確かに作業依頼を受け取ったということを通知するメールとなります。

以下のポイントで進めます。
・まずは内容確認
・作業内容が「更新」の範囲を超えていないか。範囲外の場合は別途費用請求となる。（必要であればスタッフ間確認）
・不明な箇所、曖昧な箇所があれば自己解釈せず明確化（必要であればスタッフ間確認）
・請けメール送信（不明な箇所、曖昧な箇所など解決しない場合はこのメールでお客様確認）

この請けメールはネット通販受注業務での受注メールと同じ役割になります。
通販ができるスタッフにとっては同じみですね。

 

チェックイン

このチェックインの目的は
・他スタッフとの作業重複防止
・他スタッフの作業チェック
・他スタッフも含めた作業の振り返り
など挙げることができます。
重複作業を避けるためにも、必ず実作業前に行います。

チェックインでは
『作業表入力』（エクセル）
『作業フォルダ一式作成』
の２点を行います。

 

作業表入力

運用・更新・管理作業をまとめた作業表に情報を入力します。
・顧客名
・案件名
・対応項目
・対応予定者
・対応完了予定日（任意）
・備考（任意）
を入力します。
不明点があれば、記帳されている過去のデータを参考にして下さい。

ここに記帳することがチェックインの１つとなり
他スタッフが重複して対応を進めることを防ぎます。

作業表は以下の場所にあります。
Z:￥000_開発に関する資料￥000_共有資料
【総合】作業管理一覧.xls

★【請負】プレジール・ニューライングラフィクスなどは、
チェックアウトまでに以下の項目も入力。
・見積送信日時・・・事前ｏｒ事後に見積金額をメールした日時をコピペ
・対応金額・・・月次更新の範囲外の場合、具体的な金額を入力。　例）30,000円
・備考・・・プレジールの場合　例）3月月次更新2/3利用

 

作業フォルダ一式作成

制作共有環境の基本フォルダ構成は以下のようになっております。
‐顧客フォルダ
‐事業フォルダ
‐対応作業フォルダ
‐案件フォルダ ★
ここでは、上記の「案件フォルダ」を作成することになります。

なお、この案件フォルダの基本構成は以下のようになります。
‐案件フォルダ
‐資料
‐ソース

・『資料』フォルダ
⇒メール文面や請けた内容文面をテキストで作成します。
2通目以降のメールはテキスト上段に追記コピペしていく。挨拶や署名は除く。【mail.txt】
⇒作業工程の共有、進捗状況の記録。【sagyo.txt】
⇒お客様より支給された、添付ファイルや資料など一式保存します。
資料の整理・・・受信資料が多い場合は資料直下ではなく、メール受信日時でフォルダ作成する

・『ソース』フォルダ
⇒実際にサーバーにアップするファイルなどをサーバーディレクトリ構成と同様の構成で格納します。

 

実作業

実作業を実施します。

進行の中で曖昧な箇所や確認事項があった際は
内部スタッフやお客様へのメール、電話など適切な方法で明確にします。

進行の中で曖昧な箇所や確認事項を明確にした後は、
明確にした内容をテキストに追記をします。

 

完了メール

実作業を完了し、お客に完了したとお伝えします。

文面は簡潔に、複数報告事項がある場合は■箇条書きにする。
返信不要の報告は「何か問題がございましたらお知らせください」とする。

ネット通販受注業務でいう発送完了メールと同じ位置づけとなります。

作業表入力

請けた依頼が完了した際には
チェックインの時に記帳した作業表の『対応状況』項目に”●”を入力します。
この記帳が漏れると事務の請求処理対象から外れるので注意が必要です。

★【請負】プレジール・ニューライングラフィクスなど
・見積送信日時・・・事前ｏｒ事後に見積金額をメールした日時をコピペ
・対応金額・・・月次更新の範囲外の場合、具体的な見積金額を入力。　例）30,000円
・備考・・・プレジールの場合　例）3月月次更新2/3利用

以上が基本的な流れとなります。