★制作部窓口対応について

 

概要

■ミッション

窓口対応により、スムーズな対応を確立する。

 

■対応フロー

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案件種別

■運用・更新・管理型

弊社直接契約顧客の案件。
毎月定額の費用をいただき、簡単な更新は定額費用内で行う。
※定額費用の範囲を超える依頼の場合は別途見積。

 

■月次型

プレジール様の案件。
案件ごとに下記作業工数を目安に見積する。
【作業工数】1/3…20分、2/3…40分、3/3…60分
費用は１ヶ月の合計工数分をまとめて請求する。
※具体的な金額を提示した方がよい案件や、大きな案件については別途見積。

 

■見積型

新規顧客や新規構築、単発の案件等その都度見積が必要な案件。

担当

■各役割

【奥村】窓口担当。メール等確認し、各自に割り振りor対応する。
【柏原】割り振られた案件の対応。金曜日と奥村不在時は窓口担当。
【中原】16時以降の窓口担当。(当日対応必要な案件のみ対応)

 

■中原確認案件・担当案件

【中原確認】中規模・大規模案件、プログラム関連
【柏原担当】中規模案件
【奥村担当】月末更新(味清、ぶらんこ、北京ニーハオ、金子スイミング)

 

■意識合わせ

月初に１回、制作部全員出勤時に改善点・問題点等を確認し、意識合わせを行う。
その他、必要な場合には随時行う。

対応目安

■実施時間

10時～16時まで。
15時までに受信したメールは、受信から2時間以内に要返信。
午前中に受けた依頼は当日対応完了を目指す。

 

■対応曜日

月曜日～金曜日

 

■休日

土日祝日、年末年始・お盆等の弊社公休。
休日受信のメールは翌営業日の始業開始から２時間以内に要返信。

対応内容

■請けメール

お客様にメールを返信。
見積や完了目安等、依頼に応じて必要事項を記載する。
※見積不要ですぐに対応完了できる場合は、省いてもよい。

 

■チェックイン

作業管理一覧に対応内容を記載し、対応フォルダを作成する。

 

■対応

対応フォルダ内にて作業し、アップ後 対応内容の反映を確認する。

 

■クローズ

完了メールを送信し、作業管理一覧の対応状況欄を更新。

売上について

■清算方法

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■目標

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お客様取り決め事項

■入稿方法

●メール・電話・FAX等にて依頼内容を明確に指示。
●資料や素材がある場合は、依頼と同時に送付。
●当日の返信・対応を希望の場合はその旨明示のうえ、午前中に依頼。
12時以降の依頼は、基本的には翌営業日の返信・対応となる。
※午前中いただいた依頼も、作業ボリュームによっては
当日はメール返信のみで、対応完了は翌営業日以降となる場合あり。

 

■管理案件外の質問

パソコン関連のサポート等、月額管理費用を超える範囲の業務は
別途見積のうえ有償での対応となる。

その他

■今後の改善点

●パソコン前から離れて作業している場合は、
最低でも30分おきにメール・メッセンジャーの受信を必ずチェックする。

●パソコンがスリープになるまでの時間が短い場合は、30分以上に設定する。

●顧客からのメール受信から１時間以上経っても、
請けメール等何も反応を返していない場合は、担当者に状況の確認をする。

●弊社担当者へ名指しで来ているメールの場合も、
1時間以内に窓口より該当担当者に声かけ・確認を行う。